Här redovisar jag några behov/utmaningar som finns i verksamheten när det gäller hantering av dokument.  Vi producerar en oerhört stor mängd dokument, det ställer krav på hanteringen av alla dessa dokument.  Har tagit med några exempel från Microsoft365 men behov för dokumenthanteringen är generell och gäller oavsett vilken dokumenthanteringslösning man valt.

Jag kommer att beröra följande områden

• Utmaningar/behov för dokument hanteringen
• Fyra dokumentkategorier
• Informationssäkerhet

6 st utmaningar/behov gällande dokumenthantering

Leta information

• Enligt undersökningar lägger varje medarbetare som arbetar med information ca 2,5 timmar varje vecka på att leta information, det är drygt 100 timmar per år.  Ett företag med 100 anställda lägger alltså dryg 11.000 timmar per år motsvarande 6-7y heltider… vilket slöseri med tid, kompetens och resurser… samtidigt en möjlighet att använda tiden till annat som ger nytta i verksamheten
• Vi behöver bättre struktur på våra dokument vilket är en stort del av informatonsletandet. Några exempel på vad det kan vara
  •  Att man mer naturligt vet var man kan hitta ett visst dokument beroende på den information som finns i dokumentet.
  • Att det finns funktioner där man enkelt o snabbt ser de dokument du arbetat med senast. Det är största sannolikheten att du ska använda något av dessa dokument

Mobilitet

• Iom Covid-19 har många fler upptäckt möjligheten att arbeta utanför kontorets väggar.  Det ställer krav på mobiliteten, dvs att man kan konsumera sina dokument där du befinner dig
• Vi ska även kunna konsumera dokumenten på olika enheter (ex dator, padda, mobil).  Mobilen som arbetsverktyg ökar kraftigt, det gör att vi behöver ha appa som är arbetsrelaterade installerade på vår mobil, exempelvis office programvaror som word, excel m.fl.

Säkerhet

• Vem får konsumera informationen som finns i våra dokument?
• Vi har behov av mer sofistikerade lösningar för att säkerställa att informationen inte hamnar hos personer som inte bör ha tillgång till just den informationen som finns i enskilda dokument.  Det gäller såväl anställda på företaget som externa partners eller mottagare av känslig information.

Informationskvalitet

• Vi har behov av att veta att information i dokumentet vi läser håller bra kvalitet så att vi litar på korrektheten i informationen.
• Det kan exempelvis vara att vi vet att vi läser den senaste versionen av det aktuella dokumentet.  I snitt finns det 11 versioner av ett dokument, lösningen är att dokumentet lagras på EN plats och det är där de som behöver informationen läser dokumentet.  Men det kan även vara att vi ställer högre krav på informationen i ett dokument där ansvarig för information ska godkänna förändringar innan en ny utgåva av dokumentet publiceras.  Exempel här är interna policys i ett företag men det finns självklart mycket annan informations som ska godkännas.

Samtidiga användare

• Det sker mer och mer samarbete inom ett företag och med partners där det ibland finns behov av att flera personer samtidigt kan uppdatera ett dokument.

Externa samarbetspartners

• Det blir mer och mer vanligt att man har partners där man har ett nära samarbete, partnern kan vara djupt involverad i vårt företags operativa verksamhet eller utveckling.  I de fallen finns det ett tydligt behov av att vår samarbetspartner får tillgång till våra dokument på samma sätt som våra interna medarbetare.

Fyra dokument kategorier

Det går självklart att betrakta informationen i dokument på många olika sätt.  Här beskriver jag en kategorisering som utgår ifrån innehållet i dokumentet.  Det är en generell kategorisering som är frånkopplad från verksamhetens olika delar, frånkopplad från organisation m.m.  Självklart kan dokumenten i respektive kategori ha olika egenskaper vilket är ett annat sätt att betrakta och kategorisera informationen.  Kan du sätta in alla dokument som du använder i någon av de fyra kategorierna?

Styrande dokument

• Det är dokument som oftast finns i företagets ledningssystem.  Informationen i dokumenten är av styrande karaktär som exempelvis policys, strategier, guider, mallar etc

Redovisande dokument

• Det är dokument som är slutresultatet av vårt arbete i verksamheten.  Dessa redovisande dokument är viktiga för att det just redovisar resultatet från det vi utför i verksamheten.  Exempel är en rapport, ekonomisk redovisning, en plan, en policy, resultatet från en utveckling, m.m.
• Vanligtvis används den här informationen vidare i verksamheten

Arbetsdokument

• Under tiden som vi arbetar för att få fram det värde som blir resultatet av vårt arbete kan vi behöva skriva information som lagras i dokument för att hålla ordning o reda på vårt arbete.
• När vi har arbetat fram det värde som var syftet med vårt arbete så är informationen i de här dokumenten förbrukade.  I princip kan vi kasta/ta bort de här dokumenten, ofta så sparar vi ändå de här dokumenten för att vi ska kunna gå tillbaka och återanvända informationen.  Tyvärr så bidrar de här dokumenten till att volymen av dokument ökar kraftigt, då får vi problem att hitta bland alla dokument……  känner du igen det?

Personliga dokument

• I stort sett tillhör all den information du producerar i ditt arbete arbetsgivaren, du är inte ägare av informationen men du hanterar den så länge som du är anställd hos företaget.  Men det finns en del dokument som är av personlig karaktär, exempel är dina utvecklingssamtal, din kompetensutvecklingsplan m.m.
• När det gäller privata dokument så sparar vi inte dessa i arbetsgivarens it-lösning.  Är det ett privat dokument (har inget med ditt arbete att göra) så har vi skaffat oss ett privat konto där vi sparar dessa.

Informationssäkerhet – klassificering utifrån informationens känslighet

Här redovisar jag ETT sätt att klassificera dokument utifrån ett säkerhetsperspektiv.   Här måste varje företag själva analysera hur man klassificerar sin information (inte enbart information som finns i dokument) ur ett säkerhetsperspektiv.  Min tanke här är att du som läsare ska få inspiration och insikt hur viktigt det är med säkerhetsaspekten. De flesta digitala säkerhetsfunktioner handlar om att skydda företags information, mycket information finns i våra dokument vilket kräver en genomtänkt säkerhetsklassificering och bra lösningar för säkerhetshantering av våra dokument.

1. Personligt
   • Information för eget bruk (Ex egna utkast o anteckningar)
2. Offentligt
   • Information som är speciellt förberedd för extern publicering (Ex information i externa presentationer, sociala medier, hemsida etc)
3. Internt
   • Verksamhetsinformation avsedd för internt bruk inom företaget (interna rapporter, redovisande information, policy, interna mail m.m.)
4. Konfidentiellt
   • Känslig information som kan orsaka skada för företaget eller kunder om den delas med obehöriga (Kritiska rapporter, avtal, protokoll m.m.)
5. Strikt Konfidentiellt
   • Mycket känslig information som skulle kunna orsaka stor skada på individ eller företaget om den delas med obehöriga (Medarbetar- o kundinformation, lösenord, känslig personlig information m.m.)