Känner du igen att ni investerat i utveckling för att sedan inte alls nå den förväntade nyttan i verksamheten??

När man utvecklar sin verksamhet så brukar man prata om följande två sätt att utveckla:

1. ständiga förbättringar som vi gör kontinuerlig i verksamheten
2. Större förbättringar där vi behöver göra ett med grundligt utvecklingsarbete

I det här inlägget kommer jag att hålla mig till större förbättringar, vad roligt att just du är intresserad av det här ämnet !

Känner du igen att vi investerat i behov o kravanalyser samt utvecklat för att sedan inte alls nå den effekt i verksamheten som du förväntat dig?    Åtminstone jag har sett det många gånger… vi kanske når 30-40% av den potentiella nyttan eller i bästa fall 50% av potentiell (förväntad) nytta.

Här redovisar jag ett enkelt arbetssätt som skapar förutsättning att ta hem betydligt större del av den potentiella nyttan.  Som alltid så handlar det om att göra det komplexa så enkelt som möjligt och ha effektiva och smarta arbetsmetoder.  Balansen mellan att inte ”överarbeta” men inte heller göra för lite så att vi inte får till den utveckling vi önskat är en viktig faktor.

Många verksamheter har idag ett betydligt bättre arbetssätt för behov krav samt utveckling än tidigare.  Processerna/metoderna inom behov o krav och utveckling är så klart väldigt intressanta men det får jag skriva om en annan gång. Här kommer jag att fokusera på ”Nyttohemtagningen”, dvs när vi utvecklat något (kan vara ett it-system, ny organisation, nytt arbetssätt eller annat) och ska införa förändringarna i vår verksamhet. Väldigt vanligt att genomföra behov o krav samt utveckling för att sedan inte ha en genomtänkt plan för införandet i verksamheten.

Det gröna processteget i bilden ovan kan innehåller i mitt exempel 4 arbetsmoment innan vi är redo att trycka på ”startknappen” för att förändra vår verksamhet och ta hem förväntad nytta

• Identifiera nytta
  • När vi nu utvecklat något, exempelvis i ett projekt, så behöver vi mer exakt ta reda på vilken nytta i verksamheten som vi förväntar oss.

• Utveckla/förändra saker i vår verksamhet – förutom det vi utvecklade i projektet så kommer vi behöva en utvecklingsplan för nyttohemtagningen.
  • Då behöver vi ta reda på vad som behöver utvecklas/förändras i verksamheten för att ta hem så stor nytta  som möjligt av den investering vi gjort i projektet.

• En plan för införandet i verksamheten – utifrån utvecklingsplanen i punkt 2 kan vi nu göra en plan
  • Vanligt vis krävs det en mer samlad insats när vi ”trycker på startknappen” för införandet men även löpande uppföljningar och korrigeringar
  • När vi nu förändrar vårt arbetssätt i verksamheten så är det vanligt att det tar 12-18 månader innan vi skaffat oss en NY VANA.

• Vi behöver veta om vi uppnår den förväntade nyttan.
  • Blir det ingen förbättring av resultatet i verksamheten behöver vi veta det för att sedan stötta upp verksamheten så att vi tar hem nyttan

Vi identifierar var i verksamheten det finns potentiell nytta att ta hem.  När vi gjort det så beskriver vi för varje nytta vad vi ska förändra i verksamheten för att ta hem ny nytta.

När det är klart så gör vi en enkel värdering, hur högt bedömer vi nytta (ex skala 1-5) samt hur stor insats det är för att förändra verksamheten (ex skala 1-5).  Nu är det dags att besluta vilka av nyttorna vi ska genomföra och om det är några vi sätter på paus (kan vara för att insatsen är stor och nyttan låg..).

Enkel dokumentering av nyttohemtagningen kan exempelvis ske genom en tabell i OneNote eller Word, har du redan andra it-verktyg för planering så använder du dess

Vi arbetar fram vad vi behöver utveckla för att skapa bästa förutsättningar för ett bra införande i verksamheten och därmed nå vår förväntade nyttor och få bästa effekt av vår investering i utveckling.

1. Vi har en införande plan för initiala aktiviteter
2. Vi har en införande plan för löpande aktiviteter
3. Vi har en utsedd hemtagningsansvarig
   • Vi kan med fördel utse en medarbetare som arbetar i processen till hemtagningsansvarig.  Huvudansvaret ligger självklart på chefen inom verksamhetsområdet, men utförandet av införandeplanen kan en medarbetare mycket väl arbeta med.  Vi kan då även uppnå engagemang och delaktighet från flera medarbetare, det stödjer ett lyckat införande av förändringar om många medarbetare på olika sätt involveras i hela utvecklingsresan från behov o krav till förändrad verksamhet.

1. Det ”visionära” målet är en riktning som guider oss i rätt riktning. Det målet ska självklart vara syncat med vårt företags strategier
2. Effektmål för den utveckling vi nu investerat i
3. Mål för enskilda behov som vi identifierat vid våra behov o kravanalyser
   1. Vi kan mäta direkta effekter av förändringar i verksamheten där det är lämpligt
   2. Ibland kan det vara svårt att hitta ett bra mål för direkt mätning, då kan vi mäta utförda aktiviteter som leder oss till målet (dvs den förändring vi vill uppnå)
   3. Personligen anser jag att det är ok att inte mäta alls om vi bedömer det inte ger något värde för oss.

Är du intresserad att diskutera mer om nyttohemtagning efter investeringar i utveckling ?    Hör av dig så tar vi en diskussion kring ämnet !